कई बार ऐसा होता है कि कंपनी के सारे एम्पलाइज एक जगह एकत्रित नहीं होते हैं। कोई किसी डिपार्टमेंट में होता है, तो कोई कहीं और कम कर रहा होता है। तो कोई किसी और जगह से या फिर कोई वर्क फ्रॉम होम से अपना काम चल रहा होता है। ऐसे में अगर कंपनी के मैनेजर या फिर किसी उच्च अधिकारी को अपने एम्पलाइज के साथ मीटिंग करनी हो, तो उसको सिर्फ एक ही ऑप्शन नजर आता है वह है ऑनलाइन मीटिंग।
ऑनलाइन मीटिंग केवल एंप्लॉय से बात करने के लिए ही काम नहीं आती बल्कि कंपनी एक देश से दूसरे देश या फिर एक राज्य से दूसरे राज्य में अपने काम को बढ़ाने के लिए भी ऑनलाइन मीटिंग का सहारा लेती है। लेकिन कई बार ऐसा होता है कि ऑनलाइन मीटिंग्स में बोल ले जा रहे प्वाइंट्स सुनने वाला या फिर एंप्लॉय जल्दी से लिख नहीं पाता है। मीटिंग में इतनी सारी बातें होती है कि सब को दिमाग में रखना और उस पर अमल करना आसान काम नहीं है।
आपके साथ भी यही समस्या है कि आप ऑनलाइन मीटिंग के दौरान अपने नोट्स प्रॉपर तरीके से नहीं बना पाते हैं। और कोई ना कोई पॉइंट आपसे छूट ही जाता है। जिसके बाद आपको काफी मुश्किलों का सामना करना पड़ता है। तो यह आर्टिकल आपके काम आ सकता है।
किसी मीटिंग में हर बात को लिख पाना हर किसी के लिए लगभग असंभव होता है। अगर आपको मीटिंग के पॉइंट्स या उसकी स्पीड बनाए रखने में परेशानी होती है तो कठिनाई होती है तो Google डॉक्स आपके काम आ सकता है।
आपकी जानकारी के लिए बता दें कि Google डॉक्स में एक डेडिकेटेड नोट्स नाम का टेम्पलेट होता है। जोकि स्टार्टिंग से ही यूजर्स को प्रॉपर नोट्स लेने की सुविधा देता है। अगर आप भी Google डॉक्स का इस्तेमाल करना चाहते हैं तो आप कंप्यूटर पर कुछ ही क्लिक में आपको एक कस्टमाइज टेम्पलेट मिल जाएगा।
जब भी आप कस्टमाइज टेम्पलेट को चुनेंगे तो द्वारा चुने गए Google कैलेंडर ईवेंट से वो सारे विवरण को ड्रैग करती है, जिसमें आपकी मीटिंग की तारीख, टाइटल और मीटिंग में शामिल लोग का डेटा होता है। इनके अलावा, टेम्पलेट में चेकलिस्ट के साथ नोट्स और एक्शन आइटम के लिए अलग से भी सेक्शन शामिल होते हैं।
आप इस तरीके से Google डॉक्स में मीटिंग नोट्स टेम्प्लेट को सेट कर सकते हैं।
- सबसे पहले आप Google डॉक्स में कोई मौजूदा डॉक्यूमेंट खोलें या अगर कोई डॉक्यूमेंट खुला नहीं है तो आप डॉक्स में एक नया डाक्यूमेंट बना लें।
- डॉक्यूमेंट्स ओपन करके @ टाइप करें और बिल्डिंग ब्लॉक सेक्शन से मीटिंग नोट्स को चुनें।
- ऐसा करने से आपको Google कैलेंडर नजर आने लगेगा और उसमें आपको Google कैलेंडर से रिलेटेड घटनाओं का एक ड्रॉप-डाउन दिखाई देगा।
तो बस वहीं से ईवेंट चुनें जिसके लिए आप नोट्स बनाना चाहते हैं। कभी कभी ऐसा होता है कि इवेंट ड्रॉप-डाउन मेनू में शो नहीं है। इसके लिए आप उसे सर्च भी कर सकते हैं।
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